Um auf das Eintreten eines Vorfalls so gut wie möglich vorbereitet zu sein, bilden Sie Ihre Sicherheits- und Notfallpläne in RAYVN ab. Organisieren Sie im Vorfeld eines Vorfalls Ihr vorgesehenes Personal aufgrund der jeweiligen Verantwortlichkeiten in verschiedene Teams. Ihre Teamorganisation wird in RAYVN gespeichert und steht für spätere Ereignisse zum Abruf zur Verfügung.
Definieren Sie Protokoll Vorlagen für typische Szenarien, von denen Sie annehmen, dass sie eintreten könnten. Jede Vorlage kann spezifische Anweisungen oder Informationen, Dateien, Checklisten, vordefinierte Teams und bestimmte Aufgaben enthalten, die zu erledigen sind, wenn sich eine Situation dieser Art ereignet. Wenn ein Vorfall eintritt, können Sie die Protokollvorlage mit einem Knopfdruck initiieren. Ihre Einsatzkräfte erhalten eine Benachrichtigung, die sie dazu einlädt, sich mit der Mobil- oder Webanwendung von RAYVN dem Ereignisprotokoll beizutreten.
Durch die Verwendung vordefinierter Vorlagen stellen Sie sicher, dass das Vorfallmanagement Ihren Gedanken und Entscheidungen für Ihre Sicherheits- und Notfallpläne entspricht und dass Sie stets die volle Kontrolle darüber behalten.
Jeder weiss, dass beim Eintritt eins Ereignisses viele Personen benachrichtigt werden müssen und dass Zeit von entscheidender Bedeutung ist. Benachrichtigen Sie Ihr Personal und Ihre Teams in sekundenschnelle. RAYVN bietet ein einzigartiges Zwei-Wege-Benachrichtigungssystem, das alle Beteiligten über vier verschiedene Kanäle verständigt. SMS-, E-Mail- und mobile App-Push-Benachrichtigungen sowie automatisierte Telefonanrufe. Sie können vordefinierte Texte für die Mitteilungen festlegen, einschliesslich Informationen über den Vorfall und den Benutzer persönlich ansprechen.
Wenn Sie Meldungen über mehrere Plattformen senden, können Sie sicher sein, dass alle Personen, die sich in Reichweite ihres Mobiltelefons oder Computers befinden, benachrichtigt werden. Diese Mobilisierung ermöglicht Ihnen, sich auf die Situation zu konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit Anrufen, E-Mails und SMS zu verschwenden.
Sobald Ihre Teammitglieder benachrichtigt wurden, möchten Sie so schnell wie möglich deren Antworten erfahren. RAYVN sammelt automatisch von allen Teilnehmern die Rückmeldungen auf die Benachrichtigungen und bietet Ihnen in Echtzeit eine Visualisierung des Antwortstatus. In der Visualisierung kategorisiert RAYVN die Antworten, sodass Sie sehen können, wie viele Personen positiv, negativ oder gar nicht geantwortet haben. Der Echtzeit-Feed wird kontinuierlich aktualisiert und erfasst, sobald ein Status eines Teilnehmers bestätigt wird.
Anhand dieser Reaktionen können die Einsatzleiter sehen, wer aktiv mitarbeitet und wer nicht in der Lage ist, der Ereignisbewältigung beizutreten. Sie müssen nicht mehr nachfragen, ob jemand Ihre Benachrichtigung erhalten hat.
Wenn eine kritische Situation eintritt, müssen alle Beteiligten auf dem neuesten Stand und mit den gleichen Informationen versorgt werden. Bei kritischen Ereignissen sind Informationen in der Regel eine knappe Ressource. Eines der wesentlichen Merkmale von RAYVN ist das Protokoll. Sie starten ein Protokoll, indem Sie eine vordefinierte Protokoll-Vorlage auswählen und sie entweder so verwenden, wie sie ist, oder an die aktuelle Situation anpassen. Wenn Sie ein solches Szenario nicht angedacht und vorbereitet haben, dann erstellen Sie ein Ad-hoc-Protokoll.
Das gemeinsame Protokoll in RAYVN bietet allen Beteiligten eine einfache und intuitive Plattform für den Informationsaustausch in Echtzeit. Teilen Sie Texte, Bilder und jeden anderen Dateityp. Alle Informationen, die an oder von RAYVN gesendet werden, stehen den Beteiligten direkt in der mobilen Anwendung und von jedem Webbrowser aus zur Verfügung. Die Einsatzkräfte unterwegs nutzten die mobile App zum Fotografieren, um Vorfälle, technische Probleme usw. zu dokumentieren und um der Einsatzleitung einen besseren Überblick zu verschaffen. Mit dem Protokoll kann der Benutzer dem Journal folgen, das Ereignis bearbeiten und hat immer alle aktuellen Informationen zur Hand. Da alle Informationen ins Protokoll kommen, ist auch Jedem bewusst, wo er nach aktuellen Informationen suchen kann. Es besteht keine Notwendigkeit, E-Mail, SMS, Post-it usw. zu benutzen.
Einsatzleiter werden nicht mehr ständig Telefonanrufe, SMS und E-Mails bearbeiten müssen, um alle auf dem Laufenden zu halten und mit korrekten Informationen zu versorgen. Diese Arbeit ist Zeitverschwendung und mit RAYVN können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Eine gemeinsame Kommunikation schafft Transparenz.
Um zu wissen, wo sich Ihre Einsatzkräfte befinden, wenn eine Situation eintritt, bietet RAYVN die Standortbestimmung mittels GPS-Technologie der Mobiltelefone an. Nachdem Ihr Personal benachrichtigt wurde und akzeptiert hat dem gemeinsamen Protokoll beizutreten, können die Einsatzkräfte den letzten aktuellen Standort aller Mitarbeiter auf der Einsatzkarte anzeigen.
Durch diese Positionsdarstellung erhält der Einsatzleiter oder Koordinator eine hervorragende Vogelperspektive, um zu sehen, wo sich jeder in Bezug auf den laufenden Vorfall befindet. So kann er zum Beispiel besser entscheiden, Aufgaben an den nächstgelegenen Mitarbeiter zu verteilen.
Ein Ereignis oder eine Krise entwickelt sich oft in eine neue Richtung oder erreicht eine neue Dimension. Das Notfallmanagement muss sehr flexibel reagieren können und auch die eingesetzten Instrumente müssen sehr flexibel unterstützen.
RAYVN unterstützt in der RAYVN-Kontoeinrichtung die Erstellung vordefinierter Vorfall-Karten. Eine Vorfall-Karte beinhaltet eine Beschreibung, den Schweregrad und die Aufgaben, die beim Auftreten des Vorfalls zu erledigen sind. Vorfall-Karten sind eine detailliertere Ergänzung und eine andere Sicht gegenüber der höheren Ebene einer Protokollvorlage. In einer Situation können Vorfall-Karten mit beliebigen Protokollen verwendet werden.
Tritt ein Ereignis ein, dann öffnen Sie in RAYVN ein Protokoll, z. B. ein Brand in einem Gebäude und beginnen mit dem Notfallmanagement. Nehmen wir an, zu einem späteren Zeitpunkt wird eine verletzte Person identifiziert. In diesem Fall fügen Sie dem Protokoll die vordefinierte Vorfall-Karte «Verletzte Person» hinzu, weisen ein Team zu, bestimmen die Position des Sub-Ereignisses und delegieren die zu erledigenden Aufgaben. Wiederum zu einem späteren Zeitpunkt wird eine Person vermisst. Sie öffnen eine weitere Vorfall-Karte «Vermisste Person» innerhalb des Protokolls «Feuer». Der Arbeitsbereich in der Web- und Mobilanwendung ermöglicht das Filtern und Wechseln zwischen dem Haupt-Protokoll und einem bestimmten Vorfall.
Dies ermöglicht es der Einsatzleitung und dem Personal, den Überblick über die verschiedenen Aspekte eines umfassenderen Ereignisses wie Aufgabenfortschritt, Personal usw. zu behalten.
An der Bewältigung kritischer Ereignisse sind viele Mitarbeiter beteiligt. In der Ungewissheit während der Anlaufphase ist es oft schwierig sicherzustellen, dass die Notfallpläne und Checklisten der Organisation befolgt und dass die Aufgaben wie erwartet erledigt werden. Es ist aber auch wichtig, dass so schnell und automatisch wie möglich gehandelt wird. RAYVN löst dieses Problem durch die Einführung eines umfassenden, aber einfach zu bedienenden Aufgabenmanagement-Tools. Aufgaben, einschliesslich Unteraufgaben und Anweisungen, können in Protokoll-Vorlagen vordefiniert, aber auch während einer laufenden Situation dynamisch erstellt werden. Eine Auflistung der Aufgaben steht sofort allen Benutzern zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie über die mobile App oder Webanwendung angemeldet sind.
RAYVN integriert Aufgabenverwaltung und GPS-Ortung in ein vollständiges Koordinationswerkzeug. Damit sind Sie in der Lage, sowohl zu sehen, wo sich Ressourcen befinden, als auch gleichzeitig Aufgaben dynamisch zuzuweisen. Sie können Aufgaben einzelnen Personen zuweisen, Prioritäten und Termine festlegen. RAYVN stellt sicher, dass die Benutzer benachrichtigt, wenn Aufgaben zugewiesen wurden und wenn Fristen nicht eingehalten werden. Wenn Aufgaben abgeschlossen oder abgelehnt wurden, werden die Informationen sofort im Protokoll wiedergegeben.
In der Regel sind verschiedene Dokumente wie Notfallpläne, Fluchtwege, Evakuierungspläne, Liste von Zugangscodes usw. vorbereitet. Doch wenn ein Notfall eintritt, befinden sie sich oft am falschen Ort und sind nicht sofort zugänglich. Niemand möchte die Notfalldokumentation ständig bei sich tragen.
RAYVN enthält die Funktion, im Falle eines kritischen Ereignisses vorbestimmte Dateien mit Ihrem Team teilen zu können. Sie können entsprechend dem jeweiligen Szenario verschiedene Dateien einer Protokoll-Vorlage hinzufügen. Wenn Sie RAYVN mit einer Protokoll-Vorlage starten, stehen den Benutzern alle erforderlichen Dateien sofort zur Verfügung. Zusätzlich können Sie jederzeit Dateien in das Protokoll selbst hochladen und gemeinsam nutzen. Die mobile App und Web-Anwender können die Informationen entweder im Journal oder zentral in der Registerkarte ‘Dateien’ finden.
Informationen sind bei Eintritt von Vorfällen in der Regel eine knappe Ressource. Die gemeinsame Nutzung von Informationen über RAYVN stellt sicher, dass Jeder der Informationen benötigt, diese auch wirklich bekommt. Mit RAYVN können Sie SMS und E-Mails versenden und aufzeichnen, um eine externe Kontaktperson zu informieren, die nicht direkt in das Notfallmanagement involviert ist und keinen Zugriff auf das Protokoll hat.
Darüber hinaus können Sie in RAYVN einen Benutzer als Teilnehmer in mehreren RAYVN-Konten oder RAYVN-Organisationen konfigurieren. Wenn Ihre Firma oder Organisation RAYVN verwendet und Sie mit anderen zusammenarbeiten, die ebenfalls RAYVN verwenden, können diese nun einen Benutzer in ihrer Organisation für Sie einrichten. Da heisst, dieser externe Benutzer wird ein Mitglied in einem Ihrer Einsatzteams. Laden Sie externe Parteien ein, sich an der Bewältigung eines Ereignisses zu beteiligen, oder geben Sie ihnen den gewünschten Zugang, um zu erfahren, wie das Ereignis fortschreitet.
Kritische Ereignisse und Krisen müssen nicht nur in einer Organisation intern bewältigt werden. Beim Management kritischer Ereignisse sind externe Stakeholder (Akteure) oft wichtige Ressourcen. Ihre Stakeholder könnten verschiedene öffentliche Dienste, Polizeidienststellen, Versicherungsgesellschaften, Kunden, Medienagenturen oder Dienstleister sein. Die Kollaborationsfunktion von RAYVN ermöglicht die Verbindung mit externen Partnern, damit Informationen zwischen den Organisationen geteilt werden können, mit denen Sie eng zusammenarbeiten und mit denen Sie eine Kollaborationsvereinbarung getroffen haben. Sie können sich auch mit Stakeholdern verbinden, die noch keine RAYVN-Kunden sind.
Wenn ein Vorfall eintritt, können Sie die jeweiligen Unternehmen auswählen, mit denen Sie (für diesen Vorfall) zusammenarbeiten und spezifische Informationen teilen möchten. RAYVN bietet Ihnen im geöffneten Protokoll die volle Kontrolle über die Daten, die Sie teilen. Jedes teilnehmende Unternehmen definiert seine eigenen «Arbeitsräume» in RAYVN und kann so festlegen, wer Zugriff auf bestimmte Informationen hat. Einige Räume werden für die interne Kommunikation verwendet, andere für die Interaktion mit externen Stakeholdern. Wenn Ihre Stakeholder ihre Anfrage zur Zusammenarbeit akzeptieren, können Sie ausgewählte Protokolleinträge mit ihnen teilen und dem Stakeholder Ihren eigenen Kommentar hinzufügen. Geteilte Protokolleinträge werden in den Protokollen auf beiden Seiten speziell gekennzeichnet.
Nachdem der Vorfall bewältigt wurde, kann die Berichterstellung Stunden oder möglicherweise Tage dauern. Sie müssen dokumentieren, wie Ihre Organisation mit der Situation umgegangen ist, den zeitlichen Ablauf des Vorfalls, wer was getan hat und was sie getan haben. Das Sammeln dieser Informationen aus E-Mails, Notizen, SMS und Telefonanrufen ist eine mühsame Aufgabe. Präzise Informationen werden vom Management, von Versicherungsgesellschaften, Kunden und Behörden erwartet. RAYVN sammelt alle Informationen von Ihrem Vorfallmanagement und erstellt auf Knopfdruck einen vollständigen Bericht. Alle Aktionen, Entscheidungen, Aktivitäten und Kommunikationen werden während des Vorfalls in Echtzeit aufgezeichnet.
Mit RAYVN erhalten Sie eine revisionssichere Dokumentation zur Analyse und Nachverfolgung. Im Streitfall kann eine solche Dokumentation unerlässlich sein.
Wenn Sie keine gründliche Analyse nach einem Vorfall vornehmen, wird sich Ihre Vorfall- und Krisenvorsorge und -reaktion wahrscheinlich nicht verbessern. RAYVN sammelt Daten von allen Vorfällen, die behandelt worden sind. Überprüfen und analysieren Sie die verschiedenen Arten von Vorfällen und beschaffen Sie sich die Daten, die Sie benötigen für weiteres Lernen und zur Verbesserung der Organisation im Hinblick auf zukünftige Ereignisse.
Wenn ein kritisches Ereignis eintritt, unabhängig vom menschlichen Verhalten der kognitiven Voreingenommenheit, den Entscheidungsfallen, ist es wichtig, in der Ungewissheit entschlossen zu handeln. Es gilt sicherzustellen, dass das Informationsmanagement so effektiv wie möglich ist und dass die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich genutzt werden. Ein Situationsbewusstsein muss schnell erreicht und von allen Beteiligten auf dem neuesten Stand gehalten werden.
RAYVN ist so aufgebaut, dass die Einsatzleitung während eines kritischen Ereignisses den bestmöglichen Überblick über die aktuelle Situation hat. Mit dem Dashboard erhalten Sie einen Überblick über ein oder mehrere parallele Ereignisszenarien. Sie kennen die einberufenen Teams, den Anteil der Teams mit positiven Reaktionen des Personals und die Teams in einer Mission. Zusätzlich zur Situationskarte erhalten Sie einen Überblick über offene oder erledigte Aufgaben und Termine.
Demgegenüber bezieht sich der RAYVN-Arbeitsbereich auf ein bestimmtes Protokoll. Dieses dient zur Koordinierung und zum Management des Ereignisses. Mit dem Journal sehen Sie die gesamte Aktivitäts- und Nachrichtengeschichte an einer Stelle, fügen Texte oder Dateien hinzu. Über die Registerkarte ‘Karte’ wissen Sie, wo sich Ihre Einsatzkräfte oder Vorfälle befinden. Die Registerkarte ‘Aufgaben’ bietet einen Überblick über alle Aufgaben und ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben. Die nächste Registerkarte ‘Vorfälle’ erlaubt es, Vorfall-Karten innerhalb eines Protokolls zu erstellen und diese Vorfälle zu bearbeiten. Mit der Registerkarte ‘Dateien’ verwalten Sie alle Dateien, die mit der Situation zusammenhängen. Zusätzlich gibt es viele nützliche Funktionen wie z. B. Teamstatus, Teamverwaltung, Nachrichten senden, Registerkarten auf weiteren Monitoren zuordnen usw.
RAYVN bietet Ihnen eine bessere Übersicht und Rückverfolgbarkeit. Gleichzeitig gibt Ihnen das System mehr Zeit für Bewertungen und Entscheidungen.
Notfall- und Krisenmanagementpläne werden entwickelt, damit Sie so weit wie möglich vorbereitet sind und im Falle eines Ereignisses so effektiv wie möglich reagieren zu können. Sie werden erstellt, um ein System für eine wirksame Reaktion auf jedes kritische Ereignis zu schaffen und als Grundlage für die Ausbildung von Einsatzkräften. Man sollte jedoch nicht davon ausgehen, dass ein Reaktionsmechanismus funktioniert, wenn man ihn noch nie getestet und damit die Einsatzkräfte geschult hat. Üben, üben, üben.
RAYVN eignet sich hervorragend für die Durchführung von Übungen in der Organisation. Sie können jedes vordefinierte Szenario mit allen beschriebenen Aktionen als Übung auslösen. Der Ablauf ist wie bei einem Ernstfall, mit Benachrichtigungen, Protokollen und Meldungen, mit dem Unterschied, dass die Kommunikation und Berichte als Übung gekennzeichnet sind.
Die daraus gezogenen Lehren sollten von Organisationen genutzt werden, um ein integriertes Vorfallmanagementsystem weiter zu optimieren und so Resilienz aufzubauen.
Mit der RAYVN-Lizenzstufe CORPORATE erhalten Sie ein Instrumentarium für das strategische Krisenmanagement.
RAYVN bietet mit der Log Tiers-Funktion die Möglichkeit, ein einzelnes Protokoll in verschiedene Ansichtsebenen zu unterteilen. Teams werden Rechte zugewiesen, um die Protokolleinträge für bestimmte Ebenen zu sehen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter von Team A, denen die Ebene A zugewiesen wurde, alles von der Ebene A sehen können, aber keine Informationen über die Ebenen B und C sehen dürfen. Auf diese Weise können sowohl die oberste Führungsebene RAYVN als ihr Vorfallmanagement-Tool benutzen und über strategische Angelegenheiten des Unternehmens entscheiden, während die Einsatzkräfte Zugang zu einem taktischen Teil des Protokolls haben. Darüber hinaus können die Ebenen verwendet werden, um Aufgaben einer bestimmten Ebene zuzuweisen oder um Zugriffe auf eine Datei nur einer bestimmten Ebene zu erlauben.
Ein weiteres Werkzeug, das RAYVN anbietet, sind Besprechungsvorlagen. Sobald das Krisenmanagementteam bei einem Vorfall oder einer Krise hinzugezogen wird, ist es üblich, mit einem First Meeting zu beginnen. Das erste Treffen hat eine spezifische Tagesordnung, das Krisenmanagementteam definiert seinen Schwerpunkt, die zu erledigenden Aufgaben, organisiert und bewertet den Status der Situation. Während des Vorfalls trifft sich das Team weiterhin regelmässig zu Lagebesprechungen, bei denen in der Regel eine andere Tagesordnung verwendet wird. Bei den späteren Treffen wird der Schwerpunkt aktualisiert, neue Aufgaben werden generiert und die Status Indikatoren werden aktualisiert. Das Modul ist für den verteilten Einsatz konzipiert, d. h. jeder, der sich ausserhalb der Einsatzzentrale befindet, kann über das Web, oder seine mobile App an den Sitzungen teilnehmen und wird automatisch in Echtzeit aktualisiert.
Mit der RAYVN-Lizenzstufe ENTERPRISE erhalten Sie ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Organisationsstrukturen und Standorte in einem hierarchischen Baum modellieren können, der zur Einrichtung und Pflege Ihres RAYVN-Kontos verwendet wird. Ihr Kunden-Administrator kann frei definieren, was ein Knoten (genannt Gruppe) in diesem Baum ist: Standorte, Niederlassungen, Tochtergesellschaften oder Kombinationen davon usw. Diese Gruppen werden verwendet, um einen Benutzer, ein Team, eine Protokollvorlage, eine Besprechungsvorlage oder einen Standort einer Gruppe zuzuordnen. Dieses Tool gibt Ihnen die Flexibilität, einen bestimmten Teil der Kontoverwaltung an Gruppen-Administratoren zu delegieren, z. B. Niederlassungen A, B, C, oder eine Vorlage nur für einen bestimmten Teil der Organisation zu veröffentlichen.
Bei Zwischenfällen mit möglichen Personenschäden ist eine professionelle Krisenkommunikation unverzichtbar. Es ist unerlässlich, unglaublich schnell, ehrlich und mitfühlend gegenüber den Angehörigen zu sein. Zu diesem Zweck werden oft Care-Teams eingesetzt und eine Anlaufstelle für die nächsten Angehörigen eingerichtet.
Das RAYVN-Lizenzmodul Next of Kin gibt einen Überblick über die gesamte Kommunikation Ihres Kontaktzentrums mit den nächsten Angehörigen. Um den Überblick darüber zu behalten, mit welchen Angehörigen die Mitarbeiter des Kontaktzentrums Kontakt haben, werden alle ein- und ausgehenden Anrufe, die nächsten Angehörigen Ihres Personals und die Kommunikation registriert. Für die Kommunikation mit den nächsten Angehörigen kann der Mitarbeiter des Kontaktzentrums nur freigegebene Informationen aus dem Hauptprotokoll des Vorfalls einsehen. Das Krisenmanagementteam kann die Arbeitsbelastung im Kontaktzentrum in Echtzeit überwachen.
Alle RAYVN-Lizenzstufen können das RAYVN-Modul Next of Kin kombinieren.